Hur lyckas man med beslutsstöd?

Vi bygger dagligen analyser åt våra kunder inom ett brett spektrum av verksamhetstyper, organisationsstorlekar och funktionsområden. Efter tusentals sådana analyser har vi skaffat oss god erfarenhet kring vad som leder till en lyckad implementering oavsett område. Det vi bygger kan kallas rapporter, dashboards eller appar, men oavsett vad vi kallar dem finns det ett gemensamt recept för att lyckas.


Nycklarna till framgång består av:

  • Verksamhetsförståelse

  • Erfarenhet

  • Momentum

  • Enkelhet

  • Glöm inte användaren



Vad är värde?

Det första vi måste fundera på vilken definition vi har av "värde" och "att lyckas". Är det att projektet utfördes inom budget och tid? Att alla funktioner blev exakt som i en specifikation?


Typen av projekt påverkar i viss utsträckning vad som är värdeskapande. Om verksamheten innan projektet behöver lägga mycket tid på att manuellt ta fram grundläggande siffror och man efter projektet får dessa med automatik kan ett värde relativt enkelt uppnås. Värdet i detta fall är den inbesparing och förenkling som rapporten ger verksamheten.


I många andra typer av projekt där syftet är analys handlar värde om att användaren kan ta till sig ny kunskap. Detta sträcker sig utanför att rätt siffror visas eller att projektet byggdes inom budgetramen - användaren ska förstå hur man använder verktyget, hur man gör analysen och kunna få nya insikter.


Vi tycker att ett bra sätt att mäta om ett projekt har lyckats är att tillsammans utvärdera projektet utifrån kriteriet "Skulle vi vilja genomföra ett projekt på ungefär det sätt som vi gjorde nu?". Det innefattar allt från kostnader, ledtider, hur bra samarbetet fungerade och om resultatet blev användbart. Här är det viktigt att vara ärliga med oss själva och utvärdera neutralt.


Kanske gick projektet över budget, men resultatet blev så bra att alla är nöjda - lyckat. Kanske användes bara halva budgeten, men funktionerna blev så komplexa att ingen användare förstår resultatet och kan få nya insikter - misslyckat.



Beställaren

Bilden nedan är en klassisk bild som skämtsamt beskriver ett mjukvaruprojekt. Första gången jag såg den tror jag var på en Scrum Master-utbildning och även om den beskriver processen med glimten i ögat så har den mycket gemensamt med verkligheten. Vi visar ibland den till våra beställare för att förklara en viktig sak - skillnaden mellan första och sista bilden - "Hur kunden beskrev behovet" vs "Vad kunden verkligen behövde".


Det spelar ingen roll om vi är riktigt duktiga på att förstå och implementera vad vår beställare säger om det är en annan lösning som egentligen behövs.


En beställare utgår från sina egna erfarenheter och kunskaper när hen ska beskriva behovet framåt. Eftersom få beställare är experter på beslutsstöd eller dataanalys begränsas de av dessa kunskaper och önskemålen på lösningen blir således begränsade med. Att försöka frikoppla sig från dessa begränsningar är en av nycklarna till ett lyckat projekt.


Verksamhetsförståelsen

Många gånger vill vi börja i den andra änden - berätta om din verksamhet! Vilka typer av operationer utför ni? Vilka är de viktiga momenten? Var kostar det tid/pengar/energi idag? Genom att diskutera de olika områdena utan att gå in på specifika krav skapas snabbt en bild och lång lista med funktioner som skulle kunna hjälpa verksamheten. En del av detta kan mycket väl sakna data idag och vara omöjligt att implementera direkt, men de finns på listan för framtiden.


Konsulter som arbetat så här länge och som har en naturlig nyfikenhet kring organisationer, verksamheter och arbetssätt kommer att kunna ge många förslag på mätningar och analyser som beställarna ofta själva inte tänkt på. Allt från framtagande av grundläggande verksamhetssiffror till avancerade analyser som skapar god förståelse för strategiska förändringar.


Det här är en av de stora anledningarna till att beslutsstödsprojekt inte är lämpliga för offshore-outsourcing. För att beslutsstöd ska bli lyckat krävs det ett gott och nära samarbete mellan beställare och utförare.



Erfarenhet

Kanske säger beställaren "Vi vill ha en prisutvecklingsmätning för våra inköp där vi jämför priser med föregående år" vilket låter enkelt. Men, erfarenheten säger att detta kan bli mycket komplext och det finns en stor mängd underliggande frågor. Ska man mäta per leverantör och artikel eller bara artikel? Vad händer med material man inte köpte ifjol? Hur ska vi hantera att valutakursen ändras? Vad händer om man inte köper en artikel en viss månad? Hur hanterar vi stafflade priser? Vad händer om man ersätter en leverantör med en annan?


Och så vidare. Det finns många fallgropar i en sådan här mätning och desto mer erfarenhet utvecklaren har desto mer kommer hen kunna hjälpa beställaren att hitta rätt tidigt i projektet.


Momentum

Alla som cyklat vet att det första trampet är det tungt och därefter går det enklare. Cykeln tillsammans med cyklisten bygger upp en rörelseenergi när man kommer upp i fart. Stannar man till får man börja om med det första tyngre trampet igen.


På precis samma sätt fungerar ett beslutsstödsprojekt. När man arbetar i projektet byggs en rörelseenergi upp där funktioner är lättare att implementera när man är uppe i fart. Beställaren och utföraren arbetar tillsammans och har god förståelse och insikt. Det är viktigt att inte stanna upp allt för långa stunder så att inte den uppbyggda energin tappas. Detta ställer krav på många olika delar - till exempel tidsplanering och undvikande av väntetider.


För att undvika väntetider bör man arbeta agilt och minimera tekniska komplexiteter. Tankarna kommer många gånger ändras lite under själva implementationen och vi behöver kunna vara snabb i svängarna. Därför är det till exempel svårt att strikt bygga mot ett datalager där all logik ska implementeras. Varje gång en ny tanke uppkommer ska då först ett datalager förändras innan funktionen eller i värsta fall hela projektet kan gå vidare.


Ett sätt att minimera denna risk även vid arbete med datalager är att under projektet tillåta transformationslogik i slutverktyget, t.ex. Qlik Sense. När projektet är klart kan sedan en bra specifikation överlämnas till datalagerutvecklare som i lugn och ro kan implementera logiken.



Enkelhet

"Keep it simple, stupid" är en metod som utvecklades av amerikanska flottan på 1960-talet. I grunden handlar det om att enkla designer slår komplexa lösningar i längden. Onödig komplexitet bör undvikas. Detta gäller så väl militära tillämpningar som beslutsstöd.


Att implementera den enkla nivån i ett beslutsstödsprojekt går ofta mycket fort samtidigt som komplexa detaljer tar relativt lång tid. En bra arbetsmetod kan vara att arbeta stegvis - börja med den enkla nivån och lägg till komplexiteten senare - om den fortfarande behövs. Många gånger räcker det med den enkla nivån och när användarna väl börjat arbeta med den inser de att ytterligare komplexitet är onödig.


På detta sätt får man ett högre momentum i projektet, sparar kostnader och får lättare med sig användarna.


Glöm inte användarna

Just användarna är ofta den viktigaste nyckeln till att lyckas. I många projekt lägger man stor energi på att koppla upp till olika system, kombinera data och göra avancerade transformationer och mätningar. Mycket mindre tid och budget spenderas på de användare som ska arbeta med analysen i framtiden. Har användarna tillräcklig förståelse av sin verksamhet, vilket data som mätning görs på, hur man använder beslutsstödet och hur man tolkar informationen?


Eftersom värdet i beslutsstöd i princip är noll om inte användarna kan ta till sig och få kunskap måste detta prioriteras. I de bästa fallen arbetar verksamheten målmedvetet mot en kultur där medarbetarna får goda grundläggande kunskaper kring data och analys. I detta vävs projektet in med utbildning och god dokumentation.


Skriven av: Morgan Kejerhag

Morgan Kejerhag har arbetat med Qlik-plattformen sedan 2005 och är en av Sveriges mest erfarna konsulter. Under åren har Morgan arbetat med flertalet multinationella bolag där han lett arbetet i att bygga upp stora Qlik-miljöer såväl som små kunder. LinkedIn Kontaktuppgifter

Vill du har mer information?

Kontakta oss via informationen på vår kontakt-sida.

DrakeStone AB
Teknikringen 10

583 30 Linköping

Org: 556986-6956

© 2020 Drake Analytics