Tre typer av rapporter

En verksamhet med flera grenar och många dagliga utmaningar har ofta ett stort behov av rapporter och analyser som spänner över alla avdelningar. Det kan handla om hundratals olika mätpunkter som följs över tid och kan delas in i olika dimensioner som avdelning, produktgrupp och geografi.

Generellt kan rapporter inom beslutsstöd delas in i tre huvudgrupper - fasta rapporter, analys för insikt och uppföljning av nyckeltal. Vilka typer av rapporter har ni?

Fasta rapporter

Denna typ av rapporter har använts länge av företag sedan en lång tid tillbaka. De kan tas fram av de allra flesta verktyg och det är inte ovanligt att det handlar om manuell sammanställning i Excel. Rapporterna är mer eller mindre fasta vilket innebär att användaren inte kan interagera fullt ut med rapporten, utan kolumner, datainnehåll etc. är mer eller mindre fastställt av utvecklaren. Tanken med dessa rapporter är att användaren delges samma information med en viss frekvens och på så sätt kan göra snabba övergripande bedömningar. Rapporterna skickas ofta med mejl och mottagarna kan vara så väl interna som externa användare.

Ett speciellt användningsområde för detta är att presentera information till verksamhetens medarbetare med hjälp av skärmar uppsatta på strategiska platser. Det kan till exempel handla om skärmar på lagret som informerar om aktuell beläggning eller skärmar vid kundtjänst som informerar om hur många som står i telefonköer.

Analys för insikt

Ett annat användningsområde inom beslutsstöd är dataanalys. Med detta menas att användaren i en mycket högre grad kan vrida och vända på data för att lära sig om sin data och verksamhet. Användaren har inte alltid en förutbestämd fråga, utan nyfikenhet och kreativitet ger nya insikter som kommer verksamheten till nytta. Det är mycket färre system som lämpar sig väl för denna typ av arbete och här är i dagsläget Qlik det starkaste valet. Qliks motor låter användaren vrida och vända på information och delger inte bara vad som är associerat utan även till exempel vilka produktgrupper en säljare inte sålt.

Uppföljning av nyckeltal

Ett vanligt och viktigt arbete är att definiera nyckeltal som för en tid följer upp det strategiska arbetet i verksamheten (Key Performance Indicators). Nyckeltalen definieras och dokumenteras noggrant och det är också viktigt att hålla fast vid ett mätetal för att mäta förändringen över tid jämfört med ett mål.

I arbetet med nyckeltal bör man även definiera stödjande mätetal – vad leder till en förbättring av nyckeltalet? Om ett mål för inköpsavdelningen är att sänka inköpspriser med 2% bör verksamheten definiera och mäta vilka aktiviteter som leder till sänka priser – omförhandling med leverantörer, köp i större kvantiteter och liknande.

Skriven av: Morgan Kejerhag

Morgan Kejerhag har arbetat med Qlik-plattformen sedan 2005 och är en av Sveriges mest erfarna konsulter. Under åren har Morgan arbetat med flertalet multinationella bolag där han lett arbetet i att bygga upp stora Qlik-miljöer såväl som små kunder. LinkedIn