I Power BI kan vi dela rapporter med externa användare som behöver tillgång till vår data och statistik. Precis som med alla interna användare behöver den som ska ta del av rapporten en licens.
Bjuda in användaren
Först måste vi skapa upp en gästanvändare i vårt Azure AD för den externa användaren. Detta gör man i Azure, men man kan också gå via Office/Microsoft 365 Admin.
Här väljer jag att gå till office.com och sedan välja Admin. Därefter klickar jag upp Users och Guest users. Sedan klickar jag på knappen ”Add a guest user” över tabellen.
Vi flyttas nu över till Azure där vi kan lägga upp vår externa användare. Man behöver veta en e-postadress och helst också ett namn på användaren.
Användaren får nu ett mail till sin e-postadress och behöver klicka på en länk i mailet för att acceptera inbjudan. När inbjudan accepterats kan användaren läggas till i workspace, rapporter och appar precis som en intern användare.
Licens
Om användaren har en egen licens motsvarande kravet för workspacet (Pro eller Premium Per User) behöver vi inte tilldela en licens från vår tenant. Om användaren däremot saknar egen licens behöver vi lägga till en på vår sida.
Att lägga till licenser för externa användare görs precis på samma sätt som för interna användare. Gå till Office Admin, välj Users och klicka på användaren. Gå till Licenses och lägg till den licens du vill använda. Detta kan t.ex. vara Power BI Pro.
Dela ut app
Det smidigaste sättet att dela ut rapporter till användaren är att dela ut appar. Skapa en app för workspacet och lägg till de rapporter du vill ska ingå. Klicka sedan på Share, Manage Access och lägg till användare som ska få access.
Användarna får nu ett mail om att de blivit inbjudan till appen och i mailet finns en direktlänk.
Om du vill skicka dem länken med kan du gå tillbaka till appen, välja Share, Copy link och kopiera länken.
